パセラマガジン
2023.12.19
忘年会の企画・運営手順｜幹事必見！成功させる完全ガイド
忘年会の幹事を任されたら、「何から始めればいいの？」と不安になりますよね。でも大丈夫です。しっかりとした準備と段取りがあれば、初めての幹事でも成功させることができます。
この記事では、忘年会の企画から当日の運営まで、幹事が押さえるべき準備手順を時系列で解説します。カラオケパセラの幹事サポート体制も紹介するので、ぜひ参考にしてください。
忘年会企画・運営の全体スケジュール
まずは全体の流れを把握しましょう。忘年会の準備は2ヶ月前から始めるのが理想的です。
2ヶ月前（10月下旬〜11月上旬）にやること
この時期が最も重要です。日程・予算・会場の3つを確定させましょう。
やるべきこと
- 日程候補を3つ程度リストアップ
- 参加者に日程アンケートを送る
- 概算予算を決定
- 会場を探して予約する（早割適用のため）
ポイント:
12月の金曜日は予約が集中するため、木曜日や第2週目も候補に入れましょう。会場予約は2ヶ月前が理想で、パセラなら早割が適用されます。
1ヶ月前（11月中旬〜下旬）にやること
参加者の出欠を確定させ、イベント内容を企画します。
やるべきこと
- 参加者に正式な案内を送る
- 出欠確認を締め切る
- 最終的な参加人数を会場に連絡
- イベント内容を企画（表彰式、ビンゴ等）
- 必要な備品をリストアップ
ポイント:
この時期に参加人数を確定させることで、会場の変更や料理の調整がスムーズになります。
2週間前にやること
イベントの準備と役割分担を進めます。
やるべきこと
- 表彰式やゲームの景品を購入
- スライドショーや動画を作成
- 当日の役割分担を決める（受付、司会、会計等）
- 会場に最終確認の連絡
ポイント:
役割分担は幹事一人で抱え込まず、協力者を募りましょう。
1週間前にやること
最終調整と確認を行います。
やるべきこと
- 最終的な参加人数を会場に連絡
- 当日のタイムスケジュールを作成
- プロジェクター・音響設備の動作確認
- 参加者に最終リマインドを送る
ポイント:
パセラなら、プロジェクター・音響設備は無料で貸し出しています。事前に接続テストをしておくと安心です。
前日にやること
当日の流れを最終確認します。
やるべきこと
- 当日の流れを再確認
- 司会原稿を準備
- 景品や備品の最終チェック
- 会場への連絡先を確認
ポイント:
前日は早めに休んで、当日に備えましょう。
当日にやること
30分前には会場入りして、最終確認を行います。
やるべきこと
- 会場に30分前に到着
- 受付の準備
- プロジェクター・音響の動作確認
- 席次・席札の確認
- 司会者・スタッフと最終打ち合わせ
ポイント:
余裕を持って会場入りすることで、トラブルにも対応できます。
忘年会企画の6つのステップ
ここからは、忘年会企画の具体的なステップを詳しく解説します。
ステップ1: 日程を決める
参加率を最大化するために、参加者の意見を聞きましょう。
日程の決め方
おすすめの曜日:
- 金曜日: 翌日が休みで人気だが、予約が集中
- 木曜日: 金曜日の次に人気
- 第2週目: 第3〜4週は他社の忘年会と被りやすい
パセラでは2ヶ月前から予約可能で、Web予約なら24時間いつでも空き状況を確認できます。Web予約はこちら
ステップ2: 予算を決める
1人あたりの予算を決定し、全員に事前に伝えましょう。
予算の相場
- 3,500円〜4,500円: スタンダードなプラン
- 5,000円〜6,000円: 料理をグレードアップ
- 7,000円以上: プレミアムプラン
予算を決めるポイント:
- 会社の慣例を参考にする
- 参加者の意見を聞く
- 飲み放題・食べ放題付きの定額プランを選ぶ
パセラでは3,500円から充実のコース料理と飲み放題がセットになったプランを提供しており、追加料金の心配がありません。
ステップ3: 会場を選ぶ
参加人数、予算、アクセスの良さを考慮して会場を選びます。
会場選びのチェックポイント
- 参加人数に対応できる広さ
- 駅から徒歩5分以内
- プロジェクター・音響設備あり
- 個室で周りを気にせず楽しめる
- 予約・支払いが簡単
パセラは全17店舗すべて駅から徒歩5分以内で、4名〜300名まで対応可能。プロジェクター・音響設備も完備しており、幹事の負担を大幅に軽減します。
詳しくは「忘年会会場の選び方」の記事もご覧ください。
ステップ4: 参加者を募る
日程・会場・予算が決まったら、参加者に正式な案内を送ります。
案内に含めるべき情報
- 日時（開始時間・終了予定時間）
- 会場名・住所・アクセス
- 参加費
- 出欠締切日
- 幹事の連絡先
案内文の例:
件名: 【重要】忘年会のご案内
お疲れ様です。○○部の忘年会を下記の通り開催いたします。
日時: 12月15日（金）19:00〜22:00
会場: カラオケパセラ新宿店（新宿駅東口徒歩3分）
参加費: 4,000円（飲み放題・コース料理付き）出欠締切: 11月30日（木）
出欠のご連絡をお願いいたします。
ステップ5: イベント内容を企画する
参加者全員が楽しめるイベントを企画しましょう。
人気のイベント
- 表彰式・MVP発表: 1年の頑張りを称える
- ビンゴ大会・抽選会: 盛り上がる定番イベント
- カラオケ大会: 最新機種で楽しめる
- スライドショー: 1年の振り返り
パセラではプロジェクター・大型スクリーン・音響設備を無料で貸し出しているため、イベントの準備もスムーズです。
ステップ6: 当日の役割分担を決める
幹事一人で抱え込まず、役割を分担しましょう。
主な役割
- 幹事（総合管理）: 全体の進行管理
- 受付係: 参加者のチェック、会費の徴収
- 司会者: 進行、イベントの進行
- 会計係: 会費の管理、精算
- 音響・映像係: プロジェクター・音響の操作
役割分担をすることで、幹事の負担が軽減され、当日もスムーズに運営できます。
パセラの幹事サポート体制
カラオケパセラでは、幹事の負担を軽減するための充実したサポート体制を整えています。
Web予約で24時間いつでも予約可能
仕事が終わった後でも、自宅からでも予約できます。
- 24時間いつでも予約OK
- 空き状況がリアルタイムで確認できる
- 早割が適用される（2ヶ月前の予約で10%OFF）
- マイページで予約管理が簡単
- 事前決済で当日の精算がスムーズ
Web予約なら、複数の候補日から選べるため、参加者の意見を聞きながら予約できます。Web予約はこちら
当日の人数変更にも柔軟対応
急な人数変更があっても安心です。
忘年会では、急な体調不良や仕事の都合で当日の人数が変わることもあります。パセラでは当日の人数変更にも柔軟に対応しているため、幹事の負担を軽減します。
ただし、大幅な人数増加の場合は対応が難しいため、3日前までの確定をお願いしています。
プロジェクター・音響設備の無料貸出
表彰式やイベントの準備も万全です。
パセラではプロジェクター・大型スクリーン・音響設備を無料で貸し出しています。HDMI・VGA接続に対応しているため、ノートPCやスマホから簡単に接続できます。
無料貸出の設備:
- プロジェクター・大型スクリーン
- マイクスタンド
- Wi-Fi音響設備
事前に動作確認をしておけば、当日もスムーズにイベントを進行できます。
幹事特典（1名無料等）
一定人数以上のご予約で、幹事様1名分が無料になります。
パセラでは幹事様特典として、一定人数以上のご予約で幹事様1名分が無料になるプランをご用意しています。
詳細は予約時にお問い合わせください。
盛り上がるイベント企画のアイデア
忘年会を盛り上げるイベント企画のアイデアをご紹介します。
表彰式・MVP発表
1年の頑張りを称える定番イベントです。
表彰の種類
- MVP賞: 最も活躍した社員
- 新人賞: 新入社員の中で活躍した人
- ナイスアシスト賞: サポート役として活躍した人
- ユニーク賞: 個性的な働きをした人
表彰式にはプロジェクターでスライドを流したり、表彰状や景品を用意すると盛り上がります。
ビンゴ大会・抽選会
全員参加型で盛り上がる定番イベントです。
準備するもの
- ビンゴカード（100円ショップで購入可能）
- 景品（1,000円〜5,000円程度）
- 抽選機（スマホアプリでもOK）
景品は家電、商品券、お菓子の詰め合わせなど、幅広い年齢層が喜ぶものを用意しましょう。
カラオケ大会
パセラならではの盛り上がるイベントです。
カラオケ大会の進め方
- 希望者のみ参加（強制しない）
- 部門別に賞を用意（熱唱賞、ハモリ賞等）
- 最新機種で楽しめる
パセラは最新のカラオケ機種と高品質な音響設備を完備しており、まるでライブ会場のような臨場感で歌えます。
スライドショー・動画上映
1年の振り返りを映像で楽しむイベントです。
スライドショーの内容
- 1年の主要プロジェクトの振り返り
- 社員旅行や社内イベントの写真
- 新入社員の紹介
- 来年度の目標発表
パセラのプロジェクターなら、大画面で鮮明な映像を楽しめます。
幹事がやりがちな失敗例と対策
実際に忘年会を開催した幹事の方々から聞いた、よくある失敗例と対策をご紹介します。
失敗例1: 日程調整が遅くて会場が取れなかった
【失敗の内容】
日程調整に時間がかかり、会場を探し始めたのが1ヶ月前。希望日はすでに満席で、参加率の低い日程で開催することになった。
【対策】
- 2ヶ月前から日程調整を始める
- 複数の候補日を用意する
- 早割が適用される会場を選ぶ
失敗例2: 予算オーバーしてしまった
【失敗の内容】
飲み放題なしの会場を選んだため、お酒好きな参加者が次々とオーダー。最終的に1人あたりの予算が2倍になり、追加徴収することに。
【対策】
- 飲み放題・食べ放題付きの定額プランを選ぶ
- 事前に予算の上限を明確にする
- パセラの定額プランなら追加料金の心配なし
失敗例3: プロジェクターが使えなかった
【失敗の内容】
表彰式でスライドを流す予定だったが、会場にプロジェクターがなく、急遽内容を変更することに。準備した資料が無駄になった。
【対策】
- 会場予約時に設備を確認
- 事前に動作確認をする
- パセラならプロジェクター・音響設備が無料
【FAQ】忘年会企画・運営でよくある質問
Q1: 忘年会の幹事は何ヶ月前から準備を始めるべきですか？
A: 2ヶ月前（10月下旬〜11月上旬）から準備を始めることをおすすめします。
日程調整、会場予約、予算確定など、やるべきことが多いため、余裕を持ったスケジュールが成功の鍵です。
Q2: 忘年会の日程はどうやって決めるのが良いですか？
A: 参加者にアンケートを取り、最も参加率が高い日程を選びましょう。
12月の金曜日は予約が集中するため、木曜日や第2週目も候補に入れると良いでしょう。
Q3: 忘年会の予算はどう決めるべきですか？
A: 一般的には1人あたり3,500円〜6,000円が相場です。
会社の慣例や参加者の意見を参考に、飲み放題・食べ放題付きの定額プランを選ぶと予算管理がしやすくなります。
Q4: 当日の人数変更はどこまで対応してもらえますか？
A: パセラでは当日の人数変更にも柔軟に対応しています。
ただし、大幅な人数増加は対応が難しいため、3日前までに最終人数を確定することをおすすめします。
Q5: 幹事は忘年会の費用が無料になりますか？
A: はい、パセラでは幹事様特典として、一定人数以上のご予約で幹事様1名分が無料になるプランをご用意しています。
詳細は予約時にお問い合わせください。
Q6: 表彰式やイベントの準備はどうすれば良いですか？
A: パセラではプロジェクター・大型スクリーン・音響設備を無料で貸し出しています。
ノートPCやスマホから簡単に接続でき、表彰式やスライドショーもスムーズに行えます。
Q7: 二次会も同じ会場でできますか？
A: はい、パセラでは5時間飲み放題プランもご用意しており、二次会も同じ会場で楽しめます。
移動の手間がなく、参加者全員で引き続き盛り上がれます。
Q8: キャンセル料はいつから発生しますか？
A: キャンセルポリシーは店舗やプランによって異なります。
一般的には1週間前まではキャンセル料なし、3日前から50%、前日・当日は100%のキャンセル料が発生します。詳細は予約時にご確認ください。
まとめ｜パセラで幹事の負担を軽減
忘年会の成功は、計画的な準備と段取りで決まります。この記事でご紹介した手順を参考に、参加者全員が楽しめる忘年会を実現しましょう。
忘年会企画・運営の流れ:
- 2ヶ月前: 日程・予算・会場を決める
- 1ヶ月前: 参加者を募り、イベント内容を企画
- 2週間前: 備品準備と役割分担
- 1週間前: 最終調整と確認
- 前日: 当日の流れを再確認
- 当日: 30分前に会場入りして最終確認
パセラの幹事サポート:
- 24時間Web予約で簡単
- 当日の人数変更にも柔軟対応
- プロジェクター・音響設備の無料貸出
- 幹事特典（1名無料等）
カラオケパセラなら、幹事の負担を大幅に軽減しながら、参加者全員が楽しめる忘年会を実現できます。Web予約で早割も適用されるので、早めの予約がおすすめです。
一年の締めくくりにふさわしい忘年会を、ぜひパセラで開催してください！
＼失敗しない会場選びはパセラで／
24時間Web予約・幹事特典あり
