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成功する歓迎会・送別会の企画・運営手順
春が近づいてきて、歓迎会・送迎会シーズンがやってきました。新生活に向けて、道行く人たちもどこかソワソワしています。送別会や歓迎会の予定が続々と入っているかたもいらっしゃるのではないでしょうか？本記事では、歓迎会・送別会の企画・運営手順について、具体的な方法を交えて解説します。ぜひ、参考にして、成功する歓迎会・送迎会を実現してください。
歓迎会・送別会を成功させるためには、事前の準備が欠かせません。日程や場所、予算、参加人数を決める「企画」、会場の予約や食事・飲み物の手配を行う「運営」、当日の流れやトラブルへの対処法を決める「当日」の3つのステップを踏んで、しっかりと準備を進めていきましょう。
1.企画を立てる
まずは歓迎会・送迎会の企画を立てましょう。この段階で、日程や場所、予算、参加人数を決めます。最初に会の主役の予定を押さえます。複数日数候補を出しておくと、多くの人が参加しやすい会になるでしょう。
次に、大まかなエリアを決めて、候補日をしぼってから、参加／不参加のアンケートを実施しましょう。お店や予算の希望についてもアンケートで聞いておくことで、参加者の満足度が高い忘年会を企画できるでしょう。
楽しいアイデアやテーマを考えるのも大事です。たとえば、「80年代のファッション」や「映画のキャラクター」などの楽しいテーマを選ぶことで、参加者が盛り上がりやすくなります。テーマに沿ったゲームや余興を交えても楽しくなります。アンケートの際にテーマの候補を聞いてみるのもいいかもしれません。企画段階で参加者の意見を募ることで、みんなで楽しい歓迎会・送迎会を作ることができるでしょう。
2.運営の準備をする
次に、運営の準備を進めます。具体的には会場の予約、食事や飲み物の手配、必要な機材の準備などです。楽しいゲームや余興の計画もここで行いましょう。
会場の予約を取る際には、歓迎会・送迎会の参加人数やコンセプトに合った場所を選ぶことが重要です。さらに、飲食物や機材の手配も忘れずに行いましょう。そして、準備段階での予算管理も欠かせません。費用が予定を超えないように、事前に計画を立て、コストを見積もることが重要です。
当日はバタバタしてしまいがちなので、参加費はあらかじめ集めておくと良いでしょう。歓迎会・送迎会で注意したいのが、主役からは費用をいただかないこと。他の参加者で送別者、歓迎対象者の分を負担することになります。事前に期限を決めて、参加者に費用を用意してもらうようアナウンスします。おつりで渡せるよう、予備の1000円札を用意しておくと安心です。参加者名簿を用意して、当日までに予定通りの金額が集まっているかしっかりチェックしておきます。
3.当日の手順を確認する
歓迎会・送迎会を成功させるためには、当日の実行手順をしっかりと確認しておくことが重要です。まず、参加者にタイムスケジュールを共有しましょう。冒頭で、開会、乾杯、食事、主役のあいさつ、ゲームや余興、締めの挨拶など、イベントの流れを簡単に説明しておきます。
また、ゲームや余興のタイミングや流れも、事前に確認しておきましょう。歓迎会・送迎会では主役にあいさつしてもらうことがメインのイベントです。当日に送別者、歓迎対象者が戸惑ってしまわないよう、事前にあいさつをお願いしておきましょう。また、乾杯の音頭、締めのあいさつをお願いする方にも事前に話をしておくことが重要です。
当日の対応で押さえておきたいのが突発的なトラブルに備えた準備です。例えば、追加の飲食物の手配が必要な場合に備えて、事前にレストランと連絡を取っておくことがスムーズな対応につながります。また、会場で機材を借りる場合には、始まる前に機材の操作方法などを確認しておくと安心です。
突発的なトラブルは、どんなに綿密な準備をしても起こり得ます。そのため、事前に想定されるトラブルとその対処方法を決めておくことが大切です。
例えば、以下のようなトラブルが考えられます。
・参加者の欠席
・食事の遅延
・機材の故障
これらのトラブルが発生した場合に、どのように対応すればよいのか事前に考えておくことで、当日の対応がスムーズになります。トラブルが起きても余裕を持って行動できるように、時間に余裕を持って会場入りするようにしましょう。
事前準備をしっかりしておくことで、当日、バタバタしながらも、幹事さん自身も楽しめる会を実現することができるでしょう。
4.まとめ
歓迎会・送迎会の準備には多くの手間がかかりますが、丁寧に計画しておくことで、忘れられない素晴らしい時間を演出できます。大変なこともたくさんありますが、歓迎会・送迎会の幹事はとても良い経験になります。会の企画、運営を通して参加者との絆をより深めることができるでしょう。そんな歓迎会・送迎会の会場には、カラオケパセラがぴったりです。楽しいカラオケとおいしい料理で素敵な歓迎会・送迎会を演出できますよ。私たちと一緒に楽しい歓迎会・送迎会を成功させましょう！
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