歓迎会・送別会の予算を賢く管理するコツ

コラム

春は出会いと別れの季節です。少し肌寒さが残る中、新しいステージに向かう方を見送ったり、企業や学校に新しいメンバーを迎え入れたり、ソワソワする季節になってきましたね。そんな中、歓迎会・送別会を企画する方もいらっしゃるのではないでしょうか。急に幹事に指名されて戸惑っている方もいるかもしれません。

この記事では、歓迎会・送別会の予算の立て方から節約のコツまで、手軽にかつ効果的に歓迎会・送別会を計画するための具体的なアドバイスを提供します。初めて幹事を務める方や、これまでの経験をさらに活かしたい方にぜひ活用していただきたい情報ばかりです。予算をうまく管理しながら、思い出深い歓迎会・送別会を企画しましょう！

1. 予算を立てる

まず、総予算を決定しましょう。参加人数が20人で一人5000円とすると、総予算は10万円です。この金額を超えないよう、全ての計画を立てます。歓迎会・送別会で特に注意したいことは、送別や歓迎の対象者の分は、他の参加者全員で負担することになる点です。それぞれの飲食代に加え、送別者、歓迎者の分が上乗せになることを念頭に置いて、予算を設定しましょう。

予算を立てる際には、参加者の予算希望を確認することが重要です。参加者の一人当たりの予算を把握することで、全体の総予算を算出しやすくなります。会社の歓迎会や送別会では役職や社歴によって予算を変えることが慣習となっている組織もあります。幹事を務めるのが初めての場合、幹事経験のある先輩や上司にあらかじめ相談してみると良いでしょう。

特に前例がない場合は、事前にアンケートを実施し、参加者が快適に参加できる予算範囲を把握する方法もあります。事前に参加者の意見を聞くことで、予算を適切に設定し、参加者全員が満足できるイベントを企画することができます。

2. コストを把握する

予算が決まったら、次はコストの確認です。歓迎会や送別会は参加者が多く、かかるコストも大きくなる傾向があります。そのため、費用を抑えるためには、事前の準備が重要です。まずは、参加人数を確定します。人数が増えれば、その分コストも高くなります。また、開催日時や曜日、場所なども早めに決めておきましょう。日程や曜日によっては、お店の料金が割引になることもあります。

次に、お店や飲食物の見積もりを取りましょう。複数のお店から見積もりを取り、価格や内容を比較して、最もコストパフォーマンスの良いものを選びます。

お店や飲食物にかかるコストが一番ですが、他にも考えるべき費用があります。例えば、会場の装飾品、余興の小道具や景品、会場を別で借りる場合、会場のレンタル料などです。これらの費用をリストアップし、すべてが予算内に収まるように調整します。

3. 管理のポイント

予算の管理では、常に費用を把握することが肝心です。進行中に予算を超えそうになったら、すぐにメニューやプランの変更を検討します。集金は事前に行い、計画に沿って運営するようにします。あらかじめ集金の期限を早めに設定し、参加者に連絡しましょう。集金の連絡をする前に、参加者のリストアップを忘れずにしておいてくださいね。

3月、4月の歓迎会・送別会シーズンが近づくと、複数の予定が重なることも多いので、あまり予算はかけたくないという参加者も多くなる傾向があります。せっかく企画するなら、なるべくコストを抑えて、楽しい会にしたいですよね。次の項目では予算の節約方法について説明します。

4. 節約のアイデア

費用の節約のコツとしては、早期予約で割引を獲得する、飲み放題プランを選ぶ、自作の装飾を使うなどがあります。また、余興には家にあるものや手作りの小道具を使用し、新たな出費を避けるのが賢い方法です。さらに、参加者からの飲食に関する希望を集め、無駄なオーダーを減らすのも節約につながります。無駄なオーダーをなくし、予算管理しやすくするためにも、早期予約で、飲み放題プランを予約しておくことが重要です。

まとめ

歓迎会・送別会の予算管理は、計画を立てて進めることで、初めてでも簡単に行えます。この記事のアドバイスを実践すれば、予算内で素晴らしい歓迎会・送別会を成功させることができるでしょう。

歓迎会・送別会をさらに盛り上げる会場として、カラオケパセラはいかがでしょうか？カラオケパセラではおいしいお料理と豊富なドリンメニュー、楽しいカラオケで歓迎会・送別会の大成功をサポートします。予算を抑えつつも楽しめる場所として最適です。素晴らしい時間を共に過ごし、素敵な思い出を作りましょう！

記事一覧へ戻る